e-Fatura ve e-Arşiv Fatura İptal / İtiraz İşlemleri Nasıl Yapılır

Dijital dönüşümlerin her alanda ivme kazandığı günümüzde e-fatura ve e-arşiv sistemi sayesinde işletmelerin faturalandırma süreçleri hızlı ve pratik hale gelmiştir. Bu yazımızda E-Fatura ve E-Arşiv Faturalarda iptal ve itiraz işlemlerini detaylarıyla inceledik.

e-Fatura ve e-Arşiv Fatura Nedir?

e-Fatura sistemine kayıtlı mükelleflerinin birbirlerine düzenledikleri elektronik faturalar e-fatura olarak adlandırılırken, e-fatura sistemine kayıtlı olmayan vergi mükellefleri ve kişiler için düzenlenen elektronik faturalarda e-Arşiv fatura olarak adlandırılır.

e-Faturalar kendi içinde Temel Fatura, Ticari Fatura ve Kamu Faturası olmak üzere üç farklı senaryoya ayrılırlar.

Gönderilen e-Faturanın senaryo türüne göre iptali veya itiraz işlemleri de farklılık gösterir.

Aşağıdaki tabloda fatura senaryolarına göre iptal/itiraz işlemlerinin nasıl yapılacağı belirtilmiştir.

Şimdi e-Faturaların iptal ve itiraz süreçlerine ayrıntılı bir şekilde bakalım:

a) Temel ve Kamu Senaryolu e-Faturaların İptal ve İtiraz süreci

Alıcı taraf, Temel veya Kamu senaryolu e-faturalarda faturayı reddetme imkanına sahip değildir. 

Temel veya Kamu Senaryolu e-faturaların iptal, itiraz işlemlerini gerçekleştirmenin tek yolu  Gelir İdaresi Başkanlığının (GİB) e-Fatura İptal/İtiraz bildirim portalını kullanmaktır.

İptal veya İtiraz talebi Gelir İdaresi Başkanlığına ait olan portal üzerinden gerçekleşir. Karşı tarafın onayı ile birlikte 8 gün içerisinde iptal veya itiraz işlemi tamamlanır. Karşı taraf e-fatura iptal talebini onaylamadığı takdirde e-fatura iptal işlemi gerçekleşmez dolayısıyla e-fatura geçerliliğini korumaya devam eder.

b) Temel ve Kamu Senaryolu e-Fatura İptal ve İtiraz Aşamaları

a)Öncelikle e-fatura.gov.tr adresinden Fatura İptali bağlantısına tıklamak gerekir.

b)Gönderici veya alıcı taraf, faturanın 16 haneli seri numarasını, faturanın toplam tutarını yazar daha sonra oluşturduğu bu belgeyi mali mühür veya e-imza ile imzalar.

c)Gönderici tarafın oluşturduğu bu belge alıcı tarafa iptal talebi olarak gider

d)Daha sonra gönderici, alıcı tarafın iptal talebini onaylamasını bekler.

e)Ardından alıcının iptal talebini onaylamasıyla birlikte e-fatura iptal işlemi gerçekleşmiş olur. E-faturanın takibini e-fatura iptal portalıdan takip etmek mümkündür.

c) Ticari Senaryolu e-Fatura İptal ve İtiraz süreci

Ticari senaryo ile gönderilen e-faturayı, alıcı taraf Kabul veya Red etme hakkına sahiptir.

Faturanın iptali için alıcı tarafa verilen süre 8 gündür ancak alıcı taraf 8 gün içerisinde e-faturayı RED etmezse fatura otomatik olarak KABUL edilmiş olur.

Pastel Bulut uygulamasında Ticari senaryo ile gelen bir faturayı RED etmek oldukça basittir. Öncelikle ana menüde bulunan e-Devlet menüsünden Gelen e-Faturalar sayfasına girip gelen fatura listesini açmanız gerekir. Daha sonra RED edilecek fatura satırını işaretleyerek satır üzerinde fare ile sağ tıklayıp açılan menüden Faturayı Red Et seçeneğini seçmelisiniz. Son olarak gelen açıklama penceresine faturanın red nedeni yazıp onaylandıktan sonra işlem tamamlanır.

d) e-Arşiv Faturanın İptal ve İtirazı Süreci

e-Arşiv faturanın iptal süresi 8 gündür. Faturanın alıcıya teslim edilmesiyle birlikte iptal süresi başlar.

e-Arşiv Faturanın göndericisi tarafından iptal edilmesi,

• Göndericinin kullandığı muhasebe programı ile
• GİB Fatura İptal-İtiraz portalı ile
• Harici yollar  ile (KEP, noter, taahhütlü mektup, telgraf) ile yapılabilmektedir.

Ayrıca harici yöntemlerle yapılan itiraz işlemlerinin sistem üzerinden bildirilmesi alıcı ve satıcının onayına sunulması gerekmektedir.

e) e-Arşiv Faturanın Pastel Bulut Ön Muhasebe Programı ile İptal Edilmesi

Pastel Bulut yeni nesil ön muhasebe programında, giden e-Arşiv faturayı iptal etmek oldukça basittir. Öncelikle ana menüde bulunan e-Devlet menüsünden Gelen e-Faturalar sayfasına girip, gelen fatura listesini açmanız gerekir. Daha sonra RED edilecek fatura satırını işaretleyerek satır üzerinde fare ile sağ tıklayıp açılan menüden Faturayı Red Et seçeneğini seçmelisiniz. Son olarak gelen açıklama penceresine faturanın red nedeni yazıp onaylandıktan sonra işlem tamamlanır.

f) e-Arşiv Faturanın GIB portalı üzerinden İptal edilmesi

1. GİB’e ait e-Fatura İptal–İtiraz portalına mali mühür ya da elektronik imza ile giriş yapabilirsiniz.
2. Ardından fatura İptal Talebi Oluştur butonuna tıklayın.
3. Açılan ekrandan belge tarihinin aralığını seçerek ardından sorgulama yapabilirsiniz.
4. İlgili e-Arşiv  Faturayı seçmelisiniz. 
5. İptal talebi oluştur butonuna tıklayın.
6. Açılan iptal gerekçesi kısmına gereken açıklamayı yazdıktan sonra uyarıyı okudum kutucuğunu işaretleyip iptal talebini oluşturabilirsiniz.
7. İptal talebi oluşturulduktan sonra iptal talebiniz başarıyla oluşturulmuştur yazısı ekranda görülür.
8. Belgenin son durumunu iptal/itiraz durumu kısmından takip edilebilirsiniz.

Tüm fatura türlerinde İptal-İtiraz ve Red süresinin geçtiği durumlarda alıcının satıcıya bir iade faturası kesmesi gerekir. İade faturası satıcıya ulaştıktan sonra, satıcı taraf alıcıya yeniden bir fatura düzenler.

Sizde henüz e-fatura sisteminde kayıtlı değilseniz yeni nesil web tabanlı ön muhasebe programı ile 1 günde e-fatura sistemine geçerek tüm faturalarınızı kolayca gönderip alabilirsiniz.

Henüz bir hesabınız yoksa hemen bir hesap açarak Pastel Bulut’u 30 gün süreyle deneyebilirsiniz.